Garantir alto padrão de qualidade em uma instituição de saúde não é uma fácil! A boa notícia é que a metodologia Lean Healthcare tem contribuído para isso. Por meio da redução de custos e aumento da produtividade sem comprometer o atendimento ao cliente.
Esse modelo se baseia em compreender o fluxo de valor da instituição e transformar a sua cultura por meio de melhorias no processo de gerenciamento e eliminação de desperdícios, Aumentando a produtividade. Em virtude desses benefícios, essa metodologia chama a atenção de vários setores de bens e serviços, especialmente a área da saúde.
Lean Healthcare é uma interpretação do modelo Lean, originário da indústria para a realidade das instituições de saúde. Existem várias ferramentas e conceitos Lean que apoiam não só tarefas, mas também ajudam a reorganizar e visualizar processos internos e melhorá-los.
O conceito Kaizen defende e orienta a melhoria contínua.
O gráfico espaguete que ajuda a entender a disposição de pessoas e máquinas em um espaço físico, a fim de estabelecer um layout ideal.
Neste post vamos abordar o que significa e qual o impacto da metodologia Lean Healthcare na área da saúde. Boa leitura!
O que é o Lean Healthcare?
Consiste em uma cultura de gestão eficiente, com foco na resolução de problemas. Prevê uma análise sistemática e contínua para que os processos continuem ágeis e adequados às necessidades dos usuários do serviço de saúde.
O termo Lean, se refere não somente a um modelo, mas também a uma filosofia de trabalho e pensamento. Nasceu após a segunda guerra mundial, e no Japão foi fortalecido como instrumento para recuperação dos efeitos da crise. Tem como expoente a implantação através do sistema Toyota de produção.
Onde surgiu?
Esse modelo de trabalho é preconizado por uma base formada pelo “Just-In-Time”, “Jidohka” e o “Trabalho padronizado”. Com as diretrizes do Just-InTime, o Lean Healthcare defende que as operações devem ser realizadas com o mínimo de recurso necessário. Para uma entrega consistente, na quantidade requerida, onde for necessário e somente quando for necessário. Com o conceito Jidoka, há a valorização da confirmação um a um para detectar anormalidades em todas as etapas de qualquer processo, interrompendo o processo e respondendo a estas anormalidades.
Orientados sobre estes preceitos, o trabalho deve ser padronizado, cada pessoa envolvida deve ter clareza sobre o que deve fazer, como e quando fazer. Através da implantação de um pensamento Lean, a instituição passa a executar uma melhoria contínua, pois o método ensina e orienta a nivelar a produção, o que chamamos de Heijunka. O Heijunka é uma ferramenta que nos auxilia a revisar as tarefas que são realizadas e equilibrá-las em fluxos contínuos.
Na saúde, por exemplo, podemos notar que em algumas instituições existe acúmulo de consultas em dias específicos de uma semana, e ociosidade em outros. Com os preceitos do Lean Healthcare, haverá sempre o questionamento e a reflexão de situações como estas e a revisão constante, a fim de equilibrar os trabalhos e gerar estabilidade.
O conceito Jidoka, também defende a implementação de certo nível de automação para apoiar a detecção de problemas. Ao identificar uma falha, o sistema de produção deve interromper essa atividade por completo, criando uma urgência para sua resolução. A equipe responsável precisa tomar providências para que a produção volte ao normal. Desta forma é gerada uma maior compreensão do caso, a efetiva implantação de uma melhoria e por consequência menos retrabalho e uma maior qualidade.
Metodologia Lean Healthcare
Lean significa “enxuto”, e o propósito esta focado em enxugar o processo da organização através de um conjunto de ferramentas. Maximizar o valor para o cliente a partir da redução de desperdício é o seu objetivo.
Automatizar processos, reorganizar fluxos, reagir a problemas de maneira corretiva, atuar na causa, aumentar a produtividade, é a rotina de instituições com o pensamento Lean.
É necessário entender o que é valor para o cliente, e concentrar esforços nisso. A metodologia é orientada sempre para o cliente. Se para o cliente um tempo de resposta de 10 minutos em relação à tentativa de marcar uma consulta, ou a diminuição da fila de espera por uma revisão da logística na recepção fizerem a diferença, é sobre estas necessidades que uma organização enxuta deverá direcionar seus esforços de melhoria contínua.
Tendo as necessidades do cliente como foco, o atendimento torna-se referência para a manutenção de processos da instituição. É necessário analisá-los a fim de diagnosticar e eliminar possíveis desperdícios que impedem a prestação de serviços com qualidade e eficiência.
Tudo isso pode ser feito com o apoio de tecnologias para controle, automatização de procedimentos, técnicas de gerenciamento de estoque e melhoria contínua. Pode ser adotada por diversas instituições de saúde. Desde hospitais até laboratórios de análises. A revisão e melhoria dos processos não são aplicadas de forma isolada. O Lean tratará do fluxo total de um processo. A ferramenta será apoio da instituição para revisar desde a entrada de um paciente até a saída.
Quais são os impactos positivos?
Os impactos são percebidos não apenas pela instituição, mas também por colaboradores e pacientes. Conheça alguns deles!
Oferta de um serviço de qualidade
A qualidade do serviço prestado afeta diretamente a percepção dos clientes. Com a implementação do Lean Healthcare é possível aumentar a satisfação e ganhar eficiência. Dessa forma, o hospital pode desfrutar de credibilidade no mercado.
Já imaginou chegar na recepção da internação de um hospital e não perder um bom tempo preenchendo formulários e apresentando documentos? Parece impossível! Mas aplicando as técnicas de Lean Healthcare isso pode virar realidade. Os processos burocráticos que não geram valor ao cliente podem ser antecipados, alterados, terceirizados ou até mesmo excluídos. Desta forma, certamente haverá o aumento da percepção de valor pelo o cliente.
Redução de custos
Reduzir os desperdícios do hospital sem comprometer a margem é o sonho de muitos gestores. O uso do Lean Healthcare pode torná-lo realidade. Isso é possível com a utilização inteligente dos recursos, ou seja, fazer mais com menos.
Neste ponto, um grande problema enfrentado pelos hospitais está na cadeia de suprimentos. Podem existir problemas como:
- altos níveis de estoque;
- utilização de itens com a data de validade mais recente ao invés da mais antiga, gerando vencimento de produtos;
- falta de materiais e medicamentos que podem gerar compras emergenciais com custos extras.
Também há o problema de dispensação e checagem/devolução dos insumos, que a maioria dos hospitais enfrenta. Com o Lean Healthcare é possível mapear os problemas e suas causa raiz para que novos processos sejam traçados, e como consequência, se obtenha ganhos significativos na redução de custos.
Aumento da produtividade
Aumentar a produtividade sem interferir na qualidade do serviço é um dos principais objetivos do Lean.
Visto que na área da saúde a demanda de pacientes é grande, com planejamento é possível economizar tempo em cada tarefa atender mais pacientes em menos tempo e com qualidade.
Um claro exemplo disso é a aplicação do Lean Healthcare na gestão dos leitos do hospital.
Os serviços de assistência e hotelaria podem funcionar de forma simultânea, deixando o leito desocupado o menor tempo possível, prevendo e planejando a ocupação futura.
Desta forma é possível aumentar a produtividade dos leitos, utilizando-os de maneira mais eficiente e consequentemente internando mais pacientes.
Quais as etapas essenciais para a implementação do Lean Healthcare?
A implementação dos conceitos tem como finalidade a redução de desperdícios. Dessa forma, sua aplicação deve seguir uma série de etapas essenciais. Confira!
Identificar o setor que iniciará a implementação
É preciso definir qual setor iniciará a implementação do método. Pois fazê-lo na organização inteira é um desafio. A melhor maneira é a realização por etapas. A manutenção das atividades dos setores deve estar integrada à cultura da empresa, isso é fundamental.
Mapear a cadeia de valor
O mapeamento da cadeia de valor do setor escolhido permite identificar os pontos de desperdício e processos que não agregam valor ao cliente. Isso proporciona a padronização das atividades, contribuindo para a redução de desperdícios e retrabalho.
Identificar oportunidades de melhorias
Após mapear a cadeia de valor e identificar os desperdícios é necessário pensar em oportunidades de melhoria dos serviços. Para isso, é preciso traçar metas e mensurar seus resultados por meio de indicadores.
Como em outras empresas, a aplicação do Lean Healthcare nos hospitais tem como propósito oferecer serviços com qualidade para seus pacientes, no tempo certo e com preço justo. É importante conhecer bem a metodologia antes de implementá-la, pois o mais importante é identificar e entender os princípios. A compreensão geral permitirá o uso efetivo das ferramentas para de fato atingir os objetivos de minimizar desperdícios, aumentar e melhorar a produtividade.